ZUGFeRD erkennen – kleines Prüftool für den Unternehmeralltag

Eine Rechnung kommt per E-Mail als PDF-Anhang. Auf den ersten Blick sieht sie völlig normal aus. Genau hier beginnt aber das Problem: Ob es sich tatsächlich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt, lässt sich am sichtbaren PDF kaum erkennen.

ZUGFeRD kombiniert eine normale PDF-Rechnung mit einer zusätzlich eingebetteten strukturierten XML-Datei. Diese XML-Daten können von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden. Für den Empfänger sieht die Rechnung trotzdem zunächst aus wie jedes andere PDF.

Genau hier setzt unser neue ZUGFeRD-Rechnungsprüfer an: PDF auswählen, lokal prüfen lassen und innerhalb weniger Sekunden sehen, ob typische ZUGFeRD-/Factur-X-Merkmale vorhanden sind.

Gerade für kleinere Transportunternehmen ein praktisches Problem

Viele kleinere Transportunternehmen haben keine eigene Buchhaltung im Haus. Eingehende Rechnungen werden gesammelt und anschließend an das Steuerbüro oder den Buchhaltungsdienstleister weitergegeben.

Wird dabei eine einfache PDF-Rechnung für eine E-Rechnung gehalten, fällt das häufig erst beim Steuerberater auf. Dann kommt die Rückmeldung: Das ist keine strukturierte E-Rechnung. Die Rechnung muss erneut beim Lieferanten angefordert werden – zusätzlicher Schriftverkehr, Rückfragen und Zeitverlust inklusive.

Mit dem ZUGFeRD-Prüfer im Forum lässt sich diese erste Kontrolle bereits im eigenen Betrieb durchführen, bevor die Rechnung an das Steuerbüro weitergegeben wird.

Keine Rechnungsdaten verlassen den Rechner

Uns war dabei besonders wichtig, dass sensible Rechnungsdaten nicht verarbeitet oder gespeichert werden. Die ausgewählte PDF wird nicht hochgeladen und nicht an einen externen Dienst übertragen.

Das Tool prüft ausschließlich lokal im Browser die technische Struktur der Datei. Namen, Anschriften, Rechnungsbeträge, Bankdaten oder einzelne Rechnungspositionen werden nicht ausgewertet.

So lässt sich vor der Weitergabe an das Steuerbüro schnell klären:

• JA – typische ZUGFeRD-/Factur-X-Merkmale wurden erkannt
• NEIN – die PDF enthält keine entsprechenden Merkmale
• NICHT EINDEUTIG – es gibt Hinweise, die für eine sichere Erkennung nicht ausreichen

Der Prüfer ersetzt keine steuerliche oder vollständige technische Validierung. Für den täglichen Einsatz im Betrieb beantwortet er aber genau die entscheidende erste Frage: Ist diese PDF überhaupt als ZUGFeRD-Rechnung erkennbar?

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